Verwerkersovereenkomst

1. Partijen en rollen

Deze verwerkersovereenkomst hoort bij de overeenkomst voor het gebruik van PetWorx en de algemene voorwaarden. De salon die PetWorx gebruikt (hierna: de salon) is verwerkingsverantwoordelijke. PetWorx (hierna: wij) is verwerker: wij verwerken persoonsgegevens alleen namens en volgens de instructies van de salon.

2. Onderwerp, duur, aard en doel

Wij verwerken persoonsgegevens om de salon PetWorx te laten gebruiken: agenda en online afspraken maken, klantbeheer, behandelkaarten en rapportages, kassa en administratie, e-mails aan klanten (bevestigingen, herinneringen), de website van de salon, de assistent WorxAI als de salon die gebruikt, en koppelingen die de salon zelf aanzet. De verwerking duurt zolang de overeenkomst loopt, plus de termijn in artikel 11.

3. Soorten persoonsgegevens en betrokkenen

• Klanten van de salon (en eventueel hun kinderen of andere relaties): naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer, geboortedatum, afspraken, aankopen en betalingen, notities en rapportages.
• Gezondheidsgegevens (bijzondere persoonsgegevens) als de salon die vastlegt, zoals behandelkaarten, aandachtspunten en foto's, en de toestemming van de klant daarvoor.
• Medewerkers van de salon: naam, e-mailadres, telefoonnummer, rol, werktijden en inloggegevens.
• Bezoekers die online een afspraak maken: de gegevens die zij daarbij invullen.
• WorxAI (als de salon de module gebruikt): de vragen die medewerkers stellen en de antwoorden, met gegevens van de salon zelf zoals naam, adres, behandelingen en prijzen, de teksten van de website en de e-mails, en de namen van medewerkers. Gegevens van klanten worden niet naar WorxAI gestuurd: een vraag met de naam, het e-mailadres of het telefoonnummer van een klant wordt vooraf geweigerd.

4. Instructies van de salon

Wij verwerken de gegevens alleen op schriftelijke instructie van de salon. Het gebruik van de functies van PetWorx door de salon geldt als instructie. Wij gebruiken de gegevens niet voor eigen doeleinden. Moeten wij op grond van de wet gegevens verwerken of verstrekken, dan laten wij dat de salon vooraf weten, tenzij de wet dat verbiedt. Vinden wij dat een instructie in strijd is met de AVG, dan melden wij dat direct.

5. Geheimhouding

Iedereen die bij ons toegang heeft tot de persoonsgegevens, heeft een geheimhoudingsplicht. Toegang hebben alleen mensen die dat nodig hebben voor hun werk, zoals beheer en ondersteuning op verzoek van de salon.

6. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen (artikel 32 AVG), waaronder:

• alle verbindingen versleuteld (https), wachtwoorden versleuteld opgeslagen;
• tweestapsverificatie beschikbaar voor elke gebruiker; een beperkt aantal inlogpogingen;
• strikte afscherming per salon: een salon ziet nooit gegevens van een andere salon;
• rollen binnen de salon (eigenaar, manager, medewerker) met verschillende rechten;
• foto's en documenten alleen bereikbaar voor ingelogde medewerkers van de eigen salon;
• servers en back-ups in Nederland; automatische back-ups die na enkele dagen worden overschreven; technische logboeken worden na korte tijd automatisch gewist;
• een logboek van wijzigingen die gebruikers doen in klanten, afspraken, medewerkers, producten, behandelingen en uitgaven (wie, wanneer, wat en de ingevoerde gegevens), voor beveiliging en om vragen of meldingen over de werking te kunnen onderzoeken. Wachtwoorden worden daarin nooit vastgelegd en gezondheidsgegevens zonder inhoud. Alleen beheerders van PetWorx kunnen het inzien; na een jaar wordt het automatisch verwijderd;
• WorxAI: gesprekken worden 90 dagen bewaard en daarna automatisch verwijderd. Wijzigingen voert WorxAI alleen uit na akkoord van de gebruiker, met dezelfde rechten als in het scherm. Bij misbruik (bijvoorbeeld een poging om gegevens van een andere salon te zien) volgt eerst een waarschuwing en daarna een blokkade; de aanleiding wordt een jaar bewaard en is alleen in te zien door beheerders van PetWorx;
• regelmatige beveiligingscontroles en het tijdig bijwerken van software.

7. Subverwerkers

De salon geeft algemene toestemming voor het inschakelen van de volgende subverwerkers. Met elke subverwerker hebben wij afspraken die minstens dezelfde bescherming bieden als deze overeenkomst.

Subverwerker	Waarvoor	Locatie
TransIP	Hosting van GlamWorx en de gegevens	Nederland (datacenters in Amsterdam en Alblasserdam); de gegevens blijven in Nederland
Brevo	Versturen van e-mails (bevestigingen, herinneringen)	EU
SumUp	Online betalen (aanbetalingen), alleen als de salon dat aanzet	EU
Google, Microsoft, Apple	Inloggen met een Google-, Microsoft- of Apple-account, alleen als een gebruiker dat zelf koppelt	EU/VS (EU-VS Data Privacy Framework of EU-standaardcontractbepalingen)
Anthropic	De assistent WorxAI (taalmodel Claude), alleen als de salon de module gebruikt. Anthropic gebruikt de gegevens niet om modellen te trainen en verwijdert ze binnen 30 dagen.	VS (EU-standaardcontractbepalingen)

Willen wij een subverwerker toevoegen of vervangen, dan laten wij dat de salon minstens 30 dagen vooraf weten. De salon kan daartegen bezwaar maken; komen we er samen niet uit, dan kan de salon de overeenkomst opzeggen.

8. Rechten van betrokkenen

Wij helpen de salon bij verzoeken van klanten of medewerkers (inzage, correctie, verwijdering, overdracht). De salon kan de meeste verzoeken zelf afhandelen in PetWorx: gegevens bekijken, wijzigen, verwijderen en downloaden. Krijgen wij zo'n verzoek rechtstreeks, dan sturen wij het door naar de salon.

9. Datalekken

Ontdekken wij een inbreuk op de beveiliging die de persoonsgegevens van de salon raakt (een datalek), dan melden wij dat de salon zonder onredelijke vertraging, uiterlijk binnen 48 uur. Wij geven daarbij alle informatie die de salon nodig heeft om eventueel binnen 72 uur te melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens en betrokkenen te informeren, en nemen direct maatregelen om de gevolgen te beperken.

10. Bijstand en audits

Wij helpen de salon met het nakomen van haar plichten over beveiliging, datalekken en een eventuele gegevensbeschermingseffectbeoordeling (DPIA), voor zover redelijk en met de informatie die wij hebben. De salon krijgt op verzoek alle informatie die nodig is om aan te tonen dat wij ons aan deze overeenkomst houden, en kan (na redelijke aankondiging, op eigen kosten) een audit laten uitvoeren.

11. Einde van de overeenkomst: teruggeven en verwijderen

Na opzeggen kan de salon nog 30 dagen inloggen om alle gegevens te downloaden (teruggave). Daarna verwijderen wij alle persoonsgegevens van de salon, inclusief foto's en documenten. Kopieën in de automatische back-ups van onze hostingpartij worden binnen enkele dagen overschreven. Momentopnamen die wij vóór onderhoud maken, verwijderen wij uiterlijk 35 dagen na het maken; uiterlijk dan zijn ook daar alle gegevens van de salon uit verdwenen. Wij bewaren alleen wat wij volgens de wet moeten bewaren, zoals onze facturen aan de salon en het vastgelegde akkoord met deze overeenkomst. Let op: de salon heeft zelf een wettelijke bewaarplicht van 7 jaar voor haar administratie; download die dus vóór het einde.

12. Doorgifte buiten de EU

Wij geven persoonsgegevens niet door aan landen buiten de Europese Economische Ruimte, behalve via de subverwerkers in artikel 7 en alleen met passende waarborgen zoals vereist door de AVG.

13. Overig

Voor aansprakelijkheid gelden de afspraken in de algemene voorwaarden. Bij strijdigheid gaat deze verwerkersovereenkomst voor wat betreft de verwerking van persoonsgegevens. Wijzigt deze overeenkomst inhoudelijk, dan krijgt zij een nieuwe versie en laten wij dat de salon vooraf weten.