Juridisch

Privacyverklaring PetWorx

Privacyverklaring PetWorx
Bij PetWorx hechten we veel waarde aan de bescherming van uw privacy en het beschermen van uw persoonsgegevens. In deze privacyverklaring leggen we uit hoe we uw persoonsgegevens verzamelen, gebruiken, delen en beschermen in verband met onze website en onze diensten (gezamenlijk, de "Diensten").
1. Welke persoonsgegevens verzamelen we?
Wanneer u gebruik maakt van onze Diensten, verzamelen we bepaalde persoonsgegevens van u. Dit omvat informatie die u verstrekt bij het registreren voor een account, zoals uw naam, e-mailadres, factuuradres en betalingsgegevens. We verzamelen ook gegevens die u verstrekt wanneer u contact met ons opneemt voor klantenservice of andere ondersteuning. Verder kunnen we informatie verzamelen over uw gebruik van onze Diensten, inclusief informatie over de apparaten die u gebruikt om toegang te krijgen tot onze Diensten, uw IP-adres en browsertype.

Inloggen met Google, Microsoft of Apple. Als u ervoor kiest om u te registreren of in te loggen met uw account bij Google, Microsoft of Apple, ontvangen we van die partij uw naam, uw e-mailadres en een uniek nummer van uw account. Bij een zakelijk Microsoft-account ontvangen we soms ook de naam van uw organisatie; die gebruiken we alleen om het registratieformulier alvast voor u in te vullen. We bewaren alleen het e-mailadres en het accountnummer, zodat we u bij een volgende keer herkennen. Uw wachtwoord bij Google, Microsoft of Apple ontvangen we nooit. U kunt de koppeling op elk moment verwijderen via Mijn account; daarna logt u in met uw e-mailadres en wachtwoord.
2. Hoe gebruiken we uw persoonsgegevens?
We gebruiken uw persoonsgegevens om onze Diensten te leveren en te verbeteren, om uw account te beheren en om u te informeren over belangrijke wijzigingen in onze Diensten. We kunnen uw persoonsgegevens ook gebruiken om onze marketing- en promotie-inspanningen te verbeteren, om fraude te voorkomen en om de veiligheid van onze Diensten te waarborgen.

We doen dat op deze grondslagen (artikel 6 AVG):
  • Uitvoering van de overeenkomst — uw account, het abonnement, facturen en support.
  • Wettelijke plicht — onze administratie, die we volgens de belastingwet 7 jaar bewaren.
  • Gerechtvaardigd belang — beveiliging, het voorkomen van misbruik, het verbeteren van onze Diensten en contact na een (demo-)afspraak of een aanmelding. U kunt daartegen altijd bezwaar maken.
  • Toestemming — cookies voor statistieken en advertenties (hoofdstuk 7) en mails waarvoor u zich aanmeldt. U kunt uw toestemming altijd intrekken.
3. Met wie delen we uw persoonsgegevens?
We delen uw persoonsgegevens alleen met derden in beperkte omstandigheden, zoals wanneer we wettelijk verplicht zijn om dit te doen of wanneer we uw toestemming hebben om dit te doen. We maken hiervoor gebruik van de volgende partijen:
  • SumUp — voor de verwerking van betalingen (privacybeleid)
  • Brevo — voor het versturen van e-mails, zoals accountbevestigingen, facturen en onze persoonlijke mails na een (demo-)afspraak of aanmelding (zie hoofdstuk 8) (privacybeleid)
  • Anthropic — voor de assistent WorxAI, als uw salon die gebruikt: de vragen die u stelt en de antwoorden gaan naar het taalmodel Claude. Anthropic gebruikt deze gegevens niet om modellen te trainen en verwijdert ze binnen 30 dagen; de gesprekken bewaren wij 90 dagen (privacybeleid)
  • TransIP — voor het hosten van onze website en Diensten (privacybeleid)
  • Google, Microsoft en Apple — alleen als u ervoor kiest om in te loggen of u te registreren met uw account bij een van deze partijen. Zij verifiëren wie u bent en weten daardoor dat u inlogt bij PetWorx; daarop is hun eigen privacybeleid van toepassing (Google, Microsoft, Apple)
Zie hoofdstuk 7 voor de partijen die we inzetten voor websiteanalyse en advertentiemeting.
4. Hoe beschermen we uw persoonsgegevens?
We nemen redelijke maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen ongeautoriseerde toegang, wijziging, openbaarmaking of vernietiging. We bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan nodig is om onze Diensten aan u te leveren en om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen. Concreet:
  • uw account zolang u klant bent; na het opzeggen verwijderen we uw salon met alle gegevens;
  • facturen en de administratie 7 jaar (wettelijke bewaarplicht);
  • gesprekken met WorxAI 90 dagen;
  • de wijzigingslog (wie wat heeft gewijzigd) een jaar;
  • technische logbestanden 30 dagen, en een technisch overzicht van het verkeer (voor beveiliging en het oplossen van storingen, zonder de inhoud van wat u invult) 72 uur;
  • gelezen meldingen in de app 90 dagen, ongelezen een jaar.
Bevestigt u uw aanmelding niet binnen 7 dagen, dan verwijderen we de gegevens van die aanmelding. Komt u via een advertentie of een link met een campagnecode op onze website, dan bewaren we bij uw aanmelding van welke campagne u kwam (bijvoorbeeld "meta, oktober"); dat gebruiken we alleen zelf, om te zien welke advertenties werken. We gebruiken ook standaard beveiligingsmaatregelen, zoals firewalls, versleuteling en beveiligingsincidentbeheer, om uw persoonsgegevens te beschermen.
5. Internationale overdracht van uw persoonsgegevens
Onze Diensten en uw gegevens staan op servers van TransIP in Nederland. Een paar partijen uit hoofdstuk 3 en 7 zitten (ook) in de Verenigde Staten: Anthropic (alleen als uw salon WorxAI gebruikt), Google, Microsoft en Apple (alleen als u met hun account inlogt), en Google Analytics en Meta (alleen op onze website en alleen met uw toestemming). Gegevens gaan alleen naar deze partijen met de waarborgen die de AVG vraagt: het EU-VS Data Privacy Framework voor partijen die daarvoor zijn gecertificeerd, of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie (uitleg van de Europese Commissie).
6. Uw rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens
U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te laten corrigeren of te laten verwijderen. U kunt ook vragen om minder gebruik (beperking), bezwaar maken tegen gebruik op basis van ons gerechtvaardigd belang, uw gegevens in een gangbaar bestand meekrijgen (overdraagbaarheid) en een gegeven toestemming intrekken. Wilt u een van deze rechten gebruiken, neem dan contact met ons op via de contactgegevens onderaan deze privacyverklaring. We reageren binnen een maand.

Bent u het niet eens met hoe wij met uw gegevens omgaan? Dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Klant van een salon? Boekt u een afspraak bij een salon die PetWorx gebruikt, dan is die salon verantwoordelijk voor uw gegevens en zijn wij de verwerker die de salon daarbij helpt. Voor inzage, correctie of verwijdering kunt u het best bij de salon zelf terecht; wij helpen de salon daarbij.
7. Cookies en andere trackingtechnologieën
We maken op onze website gebruik van cookies en vergelijkbare trackingtechnologieën. Bij uw eerste bezoek vragen we hiervoor toestemming via een cookiebanner; de onderstaande diensten worden pas actief nadat u daarvoor toestemming heeft gegeven. U kunt uw voorkeuren op elk moment wijzigen via de cookie-instellingen onderaan de website.
  • Google Analytics 4 (Google) — websitestatistieken, zoals bezoekersaantallen en gebruikte pagina's (privacybeleid)
  • Meta Pixel (Meta/Facebook) — meten van het effect van onze advertenties op Facebook en Instagram (privacybeleid)
  • Iubenda — onthouden en vastleggen van uw cookievoorkeuren (privacybeleid)
Deze technologieën kunnen informatie verzamelen zoals uw IP-adres, browsertype, apparaattype en klikgedrag. U kunt ervoor kiezen om cookies uit te schakelen in uw browserinstellingen, maar houd er rekening mee dat sommige functies van onze Diensten mogelijk niet correct werken als u cookies uitschakelt.
8. Formulieren, marketing en interne analyse
Naast de hierboven genoemde diensten verwerken we ook rechtstreeks gegevens die u ons zelf verstrekt, en gebruiken we bepaalde gegevens voor onze eigen marketing:
  • Contact- en registratieformulieren — de gegevens die u invult bij het aanvragen van een demo, het registreren voor een account of het contact opnemen met ons, gebruiken we om uw aanvraag te verwerken en contact met u op te nemen.
  • Marketing en advertenties — met behulp van Google Analytics 4 en de Meta Pixel (zie hoofdstuk 7) meten we het effect van onze online advertenties, zodat we weten welke advertenties tot een aanvraag of registratie hebben geleid.
  • Contact na een (demo-)afspraak of aanmelding — plant u een afspraak met ons in, bijvoorbeeld een demo, meldt u zich aan voor een proefperiode, of geeft u ons toestemming om u te mailen, dan leggen we uw naam, de naam van uw salon, uw e-mailadres, uw telefoonnummer en ons contact met u vast (gesprekken, mails en notities). Zo kunnen we u goed helpen en weten we wat er al besproken is. Alleen medewerkers van PetWorx zien deze gegevens. We mailen u alleen na een afspraak, na uw aanmelding of met uw toestemming, en onderaan elke mail kunt u zich afmelden. In die mails meten we via Brevo of u de mail opent en op een link klikt; ook dat zet u uit met de link onderaan elke mail. Haakt u af of verwijderen we uw salon, dan verwijderen we deze gegevens binnen een maand; bevestigt u uw aanmelding niet, dan gaan ze direct mee weg. Wordt u klant, dan bewaren we ze zolang u klant bent. U kunt altijd vragen om inzage of verwijdering (zie hoofdstuk 6).
  • Interne analyse — we houden zelf (zonder externe partijen) bij hoe onze Diensten worden gebruikt, om deze te kunnen verbeteren en storingen op te sporen.
9. Wijzigingen in deze privacyverklaring
We kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd bijwerken om onze privacypraktijken weer te geven of om wijzigingen in onze Diensten weer te geven. We zullen u op de hoogte stellen van eventuele wijzigingen in deze privacyverklaring door een bijgewerkte versie van de privacyverklaring op onze website te plaatsen en door u per e-mail op de hoogte te stellen als de wijzigingen aanzienlijk zijn.
10. Contact opnemen met ons
Als u vragen heeft over deze privacyverklaring of over onze privacypraktijken, neem dan contact met ons op via de volgende contactgegevens. Wij zijn de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die we via onze Diensten verzamelen.
Bedrijfsnaam: PetWorx
Adres: Keteldiepstraat 13
7607LT Almelo
Nederland
KvK-nummer: 89317629
E-mail: noreply@petworx.nl
Functionaris gegevensbescherming: Gezien onze bedrijfsomvang en de aard van de gegevensverwerking zijn we niet verplicht een functionaris voor gegevensbescherming aan te stellen, en hebben we dit ook niet gedaan. Vragen over uw persoonsgegevens kunt u via bovenstaande contactgegevens aan ons stellen.